Posao dispečera za kamione je vrlo dinamičan, stresan i zahtevan, ali uz odgovarajuće veštine i znanja, veoma lako možemo da prevaziđemo sve prepreke. Posao dispečera, se sa jedne strane ogleda da u ime transportne kompanije (carrier-a) sarađuje sa mušterijama (brokerima), dok se sa druge strane bavi logistikom flote i komunikacijom sa vozačima. U nastavku ovog teksta, bavimo se svim izazovima, kao i metodama za njihovo prevazilaženje.

1. UPRAVLJANJE VREMENOM

Jedna od ključnih uloga dispečera svakako se odnosi na upravljanje vremenom, koje se tiču same logistke transporta. Kada pričamo o efikasnom upravljanju vremena, fokus stavljamo na upravljanje flotom vozila, komunikaciji sa vozačima, brokerima kao i nepredviđenim situacijama koje mogu da se java u samom transportu kao što su kašnjenje, gužve na putevima, vremenske neprilike…

KLJUČNI IZAZOVI U UPRAVLJANJU VREMENA

• MULTITASKING– posao dispečera se ogleda u obavljanju više zadataka istovremeno. Neki od zadataka su svakako: kupovina i organizacija tura za vozače, priprema i sređivanje kompletne dokumentacije za transport, unošenje podataka i ažuriranje istih u software, komunikacija i deljenje statusa brokerima, rešavanje nepredviđenih situacija…  
• NEPREDVIDIVI DOGAĐAJI– koji se javljaju u samom transportu kao što su kašnjenja, duga čekanja na utovarima/istovarima (koji utiču na dalju logistiku), kvarovi na putu, gužve u saobraćaju.
• PREVIŠE POSLA– dispečeri su zaduženi za nekoliko vozača istovremeno, uglavnom 5-7, u zavisnosti od ličnih mogućnosti.

SAVETI ZA EFIKASNO UPRAVLJANJE VREMENOM

• PRIORITIZACIJA ZADATAKA– sposobnost prioritizacije zadataka je jedan od ključnih faktora za uspešno obavljanje posla, kao i smanjenje stresa. Jednu od metoda koju možete da koristite, jeste Eisenhower matrica:

• PLANIRANJE UNAPRED- iako ne možemo da kontorlišemo sve aspekte posla, dobra organizacija i planiranje tura unapred, svakako može znatno da nam olakša sam posao. 

• REALNO PLANIRANJE- prilikom planiranja transporta, veoma je važno da detaljno isplaniramo logistiku kako ne bi došlo do kašnjenja. Ovde se konkretno misli na realno planiranje vozačevih sati, planiranje realnih vremena za utovare i istovare kako bi se maksimizirali prihodi a minimizirali rashodi i rizik.

• KOMUNIKACIJA- Broker- Dispečer- Vozač

2. KOMUNIKACIJA SA VOZAČIMA I BROKERIMA

Jedan od ključnih aspekata posla dispečera jeste svakako komunikacija, kako sa vozačima tako i sa brokerima. Dispečeri u ovom lancu imaju ključnu ulogu, što znači da svaka greška ili nepotpuno prenesene informacije mogu da izazovu određene probleme u daljem poslu. Važno je shvatiti značaj svoje pozicije i ponašati se u skladu sa tim. Obzirom da nismo sa vozačem u kamionu niti sa brokerom u kancelariji, važno je slušati dobro i iskomucirati sve nejasnoće pre nego što se krene u dalji posao.

SAVETI ZA BOLJU KOMUNIKACIJU SA VOZAČIMA:

1.  JASNE INSTRUKCIJE I OČEKIVANJA- Vozačima treba dati jasne i detaljne instrukcije o ruti, vremenskim rokovima i, ukoliko ih ima,  specifičnim zahtevima za teret. Precizna i jednostavna uputstva, redovno ažuriranje vozača o bilo kakvim promenama o planu puta su ključ ove saradnje.

2. UPOTREBA TEHNOLOGIJE U SVAKODNEVNOM RADU- Danas se upotreba tehnologije više ne naglašava, već se podrazumeva. Važno je znati korišćenje tehnologija kao i ELD uređaja. 

3. PROVERAVANJE VOZAČA- Redovno proveravanje vozača može pomoći da se spreče veći problemi. Važno je biti u toku sa vozačevim stanjem na putu i statusom isporuka.

SAVETI ZA BOLJU KOMUNIKACIJU SA BROKERIMA:

1. PREGOVARANJE- Obzirom da sa brokerom ugovaramo ture i način isporuke, važno je da:
   -razumemo uslove
   -jasno definišemo troškove
   -proverimo da li smo dobro razumeli specifične zahteve
   -ispunimo sve zahteve koji su neophodni za transport
2. PRAĆENJE I IZVEŠTAVANJE- U slučaju bilo kakvih problema, kao što su kašnjenje ili problemi sa isporukom, važno je obavestiti brokera kako bi mogao da odreaguje na vreme.
3. RAD SA BROKEROM JE TIMSKI RAD-Važno je da se rad sa brokerom posmatra kao timski rad, jer vaš cilj kao dispečera i cilj brokera je isti, a to je zadovoljstvo krajnjeg klijenta. Zato je važna jasna i precizna komunikacija.

3. RAD POD PRITISKOM

Rad u kamionskoj industriji često nosi specifične izazove sa kojima se dispečeri svakodnevno susreću. Jedan dispečer u toku svoje smene često treba da koordiniše više vozača, da prati isporuke, rešava nepredviđene situacije i održava komunikaciju sa klijentima i brokerima. Kašnjenje  ili nagla promena rasporeda je takođe odgovornost dispečera, što svakako može stvoriti značajan stres. Obzirom da je sve ovo nešto što se dešava ili može da se dešava svakodnevno, važno je znati i kako se nositi sa svim pritiscima na ovoj poziciji.

SAVETI ZA RAD POD PRITISKOM:

1. EFIKASNO UPRAVLJANJE VREMENOM:
   Postavljanje prioriteta je ključno kada je u pitanju upravljajanje vremenom, kao i pravilno planiranje i organizacija zadataka unapred. Sve ovo može pomoći da se umanji stres ili da se čak i izbegne. 
2. OSTATI SMIREN I FOKUSIRAN:
   Priroda posla je takva da se neke odluke moraju donositi brzo, u trenutku, a smirenost je vrlina koju treba da ima svaki dispečer. Panika vam ne može doneti ništa dobro, pa je važno da znate da ostanete smireni u kritičnim situacijama što vam može pomoći kod pravilnog procenjivanja i donošenja odluka.
3. KOMUNIKACIJA I TIMSKI RAD:
   Kod komunikacije je važno da bude jasna, direktna i brza. Osim što ćete olakšati sebi, olakšaćete i drugoj strani da se problem reši brzo i prođe bez previše stresa. Važno je takođe i da budete timski igrač koji će znati kada i kako da uskoči i pomogne jer dobro usklađen timski rad može efikasno da smanjiti pritisak na pojedinca.
4. UPOTREBA TEHNOLOGIJE:
   Upotreba tehnologije može znatno da olakša posao, pa su tako softveri za praćenje isporuka nešto što omogućava automatsko obaveštavanje i brže reakcije na promene u rasporedu.

Svaki posao je stresan u svojoj meri, ali kako će to uticati na naš rad zavisi od na i naših veština i znanja kako funkcionisati u takvim stresnim situacijama. Razvijanjem ovih veština, dispečeri mogu bolje upravljati stresnim situacijama i osigurati nesmetan tok operacija čak i u najtežim uslovima. Ukoliko želite da se malo bolje upoznate sa poslom dispečera, ne propustite najnovije epizode našeg podcast-a i ne zaboravite da preuzmete naš BESPLATAN E-BOOK!